Điều này cũng tiết kiệm không gian văn phòng tổ chức và tiền của bạn bằng cách loại bỏ nhu cầu cung cấp thiết bị cá nhân. Dưới đây, chúng tôi sẽ khám phá một số yếu tố để xem xét khi bạn chọn một máy in đa chức năng cho văn phòng của bạn.

Những yếu tố cần lưu ý khi chọn mua máy in đa năng

Khả năng In ấn

In ấn là công việc hàng ngày mà nhân viên trong mỗi văn phòng thực hiện. Khi chọn một thiết bị đa chức năng cho văn phòng của bạn, hãy xem xét tần suất nhân viên của bạn in và loại dự án nào đang được in.

Máy in đa chức năng được trang bị để in hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn trang văn bản chất lượng cao mỗi ngày trên nhiều phương tiện in. Bạn có thể in trên giấy máy in tiêu chuẩn, giấy tiêu đề, giấy bìa dày, giấy tái chế, phong bì, nhãn, giấy banner và nhiều hơn nữa. Các chức năng này sẽ tăng khả năng in trong văn phòng của bạn, vì hầu hết các máy in cá nhân tiêu chuẩn bị giới hạn bởi các loại giấy hoặc phương tiện khác mà chúng có thể in thành công.

Ngoài ra, các chức năng của máy in đa chức năng bao gồm in đen trắng hoặc in màu, in 1 mặt, 2 mặt hoặc nhiều trang trên mỗi tờ in và in bảo mật. Các máy này cung cấp chức năng nâng cao cho nhân viên của bạn và có khả năng tạo các phím tắt cho các tác vụ in thông thường để hợp lý hóa các quy trình này.

Copy

Một máy in đa chức năng có khả năng tạo các bản sao tài liệu chất lượng cao, màu đen và trắng hoặc màu. Chúng có thể nhanh chóng sao chép các tài liệu lớn hoặc nhỏ và có khả năng biến các tài liệu 1 mặt thành 2 mặt hoặc ngược lại. Cũng như in ấn, một thiết bị đa chức năng có thể sao chép từ hoặc lên nhiều loại giấy và kích cỡ giấy hoặc trên các phương tiện khác.

Scan

Chụp văn bản và hình ảnh chất lượng cao từ các tài liệu được quét là một tính năng khác của máy in đa chức năng. Ngoài ra, bạn có thể tải các thiết bị USB bằng các tài liệu được quét, gửi chúng đến các địa chỉ email đã đăng ký trước hoặc các liên hệ mới và lưu chúng trực tiếp vào máy chủ của bạn.

Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng quét các bản sao cứng của tệp vào máy tính để lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Hoặc nếu bạn chỉ in các bản sao hình ảnh mà bạn cần trên máy tính của mình, một máy in đa chức năng có thể quét chúng và gửi chúng ngay vào email của bạn để dễ dàng truy cập.

Quét là một tính năng mà nhiều văn phòng sử dụng thường xuyên và loại bỏ sự cần thiết của một máy fax riêng biệt; với một thiết bị đa chức năng, bạn có thể hoàn thành các tác vụ này với chất lượng cao hơn và nhanh hơn trước.

Fax

Mặc dù fax ngày nay ít phổ biến hơn vì email đã trở thành tiêu chuẩn, nhiều văn phòng vẫn yêu cầu khả năng fax. Máy in đa chức năng tích hợp fax với các chức năng in khác và bạn có thể tiếp tục in và quét trong khi gửi và nhận fax.

Dịch vụ hỗ trợ đi kèm

Ngay cả máy in đa chức năng tốt nhất cũng có thể cần bảo trì ở điểm này hay điểm khác, vì vậy bạn sẽ muốn biết hợp đồng hỗ trợ của bạn bao gồm những gì. Hỏi nhà cung cấp dịch vụ in của bạn những hỗ trợ nào đi kèm với máy in và phạm vi bảo hiểm bổ sung nào có sẵn để mua.

Tùy chọn kết nối của máy in

Máy in đa chức năng cho phép bạn in từ máy tính để bàn được kết nối với máy chủ, kết nối USB hoặc không dây. Đây là một tính năng có giá trị vì nhiều văn phòng in từ nhiều máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại di động. Khách hàng đến văn phòng của bạn với các tài liệu trên thiết bị của riêng họ cần được in cũng có thể được cung cấp.

Kích thước máy in

Máy in đa chức năng có sẵn trong nhiều kích cỡ; nhu cầu in của bạn sẽ xác định kích thước và / hoặc số lượng máy in đa chức năng bạn cần. Nhà cung cấp dịch vụ in sẽ có thể đánh giá các nhu cầu đó và các mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn để xác định số lượng máy in chính xác mà bạn sẽ cần để tối ưu hóa môi trường in của mình.

Chi phí và giá cả

Tổng chi phí sở hữu là điều cuối cùng cần xem xét khi chọn máy in đa chức năng. Điều này sẽ bao gồm chi phí của máy cũng như vật tư, bảo trì và nhiều hơn nữa. Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ in được quản lý có thể tạo ra các cơ hội tiết kiệm chi phí bằng cách xác định cách tốt nhất để thiết lập và cung cấp môi trường in lý tưởng cho văn phòng của bạn.

Mỗi nhu cầu của văn phòng sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô văn phòng, nhu cầu và thông lệ tiêu chuẩn. Bắt đầu bằng cách xác định ngân sách của bạn và sau đó xem xét cách bạn có thể đáp ứng nhu cầu in ấn của văn phòng của bạn. Làm việc với tư vấn viên của máy văn phòng Toàn Nhân để tìm câu trả lời cho những câu hỏi này và bắt đầu tối ưu hóa môi trường in của bạn bằng máy in đa chức năng.

Đừng quên like và chia sẻ bài viết này nếu bạn cảm thấy hữu ích nhé.