Khi quyết định mua một chiếc máy in kết hợp scan cho doanh nghiệp, điều quan trọng là bạn phải cân nhắc về những chức năng và tính năng cần thiết cho công việc văn phòng hằng ngày. Sử dụng một chiếc máy in đa năng – không chỉ có tính năng in ấn mà còn copy, scan, fax – là một xu hướng hiện nay của những không gian làm việc hiện đại.

Mua một chiếc máy in có vẻ là nhiệm vụ khá đơn giản, nó đơn giản cho đến khi bạn nhận ra rằng có rất nhiều tính năng mà bạn phải lựa chọn: Máy in phun hay laser? In màu hay trắng đen? In 1 mặt hay 2 mặt? Có cần khay giấy lớn hay không? In có dây hay không dây?

Qua những câu hỏi được gợi mở dưới đây, Toàn Nhân sẽ giúp bạn xác định được nhu cầu và thu hẹp lựa chọn của mình để có được chiếc máy ưng ý nhất.

Và đây là điểm dừng chân đầu tiên.

Có những loại máy in đa năng nào?

Với máy in scan đa năng, bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn từ các thương hiệu uy tín như HP, Canon, Brother….và từ các tùy chọn tính năng như:

• Máy in laser đa năng đen trắng
• Máy in laser màu đa năng
• Máy in phun đa năng đen trắng
• Máy in phun màu đa năng

Ưu điểm 

• Tiết kiệm không gian: Nhiều văn phòng, doanh nghiệp SMEs (nhỏ và vừa) chỉ đơn giản là không chố chỗ cho ba bốn loại máy khác nhau để in, copy, scan, fax. Vì thế, một máy in kết hợp photo và scan sẽ gom tất cả các tính năng đó vào một chiếc máy duy nhất, và bạn có thể quản lý tất cả tài liệu một cách dễ dàng hơn
• Tiết kiệm chi phí: Mặc dù máy in có scan có chi phí ban đầu cao hơn so với máy in đơn năng, nhưng mức giá này rất xứng đáng nếu bạn phải mua nhiều loại máy riêng biệt. Giá mua một máy in, một máy photo, rồi thêm 1 máy scan hay 1 máy fax sẽ cao hơn đáng kể so với 1 chiếc máy duy nhất
• Tiện lợi và tiết kiệm chi phí: Bạn có muốn chạy nhiều nơi để lấy tài liệu in ấn thay vì chỉ lấy từ một chiếc máy duy nhất. Hơn nữa, sử dụng một chiếc máy sẽ tiết kiệm điện năng hơn và qua đó, giảm bớt chi phí nhiều hơn.

Nhược điểm

• Đôi khi bạn sẽ phải chờ đợi: Tất nhiên một chiếc máy in photo giải quyết nhiều nhu cầu như vậy thì có thể bạn sẽ phải chờ đợi, xếp hàng để tới lượt sử dụng.
• Mức độ chuyên môn hóa thấp: Máy in đa năng có tính linh hoạt cao, nhưng mỗi chức năng sẽ không tối ưu như máy đa năng. Ví dụ: máy in đa năng sẽ không có các tính năng copy phong phú hay tốc độ nhanh như một máy in, photo chuyên nghiệp.

Ai nên sử dụng máy in đa chức năng?

Nếu bạn là một doanh nghiệp không chỉ có nhu cầu in ấn, mà còn phải copy, scan hay fax tài liệu thì bạn nên mua một máy in scan để tối ưu hiệu quả công việc và chi phí. Tuy nhiên, nếu chỉ cần in ấn là chủ yếu và thỉnh thoảng copy, scan tài liệu thì bạn nên cân nhắc sử dụng một chiếc máy in đơn năng nếu ngân sách không cho phép.

Ngoài các chức năng cơ bản thì bạn cũng cần sử dụng một số tính năng để giúp cho công việc trôi chảy hơn. Không phải bất kỳ máy in và scan nào cũng có đầy đủ các tính năng dưới đây. Do đó, bạn hãy cùng Toàn Nhân khám phá các tính năng này, xem những gì bạn sẽ cần cho công việc của mình để chọn được chiếc máy in phù hợp nhất nhé.

Bạn có cần in 2 mặt tự động?

Rất có thể một lúc nào đó bạn sẽ cần in tài liệu 2 mặt, và nếu máy in laser đa năng của bạn không có tính năng này, thì bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ phải in tài liệu trên 1 mặt, sau đó lật lại, đưa vào khay giấy và in mặt còn lại. Điều này thật nhàm chán, phiền toái và có thể xảy ra lỗi “râu ông này cắm cằm bà kia”. Vì thế, máy in 2 mặt đa chức năng sẽ xử lý cho bạn vấn đề đó và nó cũng không phải là quá đắt đỏ như trước đây nữa.

Ngoài việc in 2 mặt tự động, trên một số máy in đa năng giá rẻ còn được trang bị thêm tính năng copy và scan 2 mặt tự động hay còn gọi là “full 2 mặt tự động”. Sử dụng hết các tính năng này, bạn sẽ cảm nhận được sự tiện lợi khi mọi công việc đều diễn ra trôi chảy và hoàn hảo đến bất ngờ.

Bạn có cần khay ADF cho việc copy, scan?

Với máy in đa chức năng, bạn có thể dùng để in, copy, scan và fax. Vì thế, một số dòng máy in scan sẽ được trang bị sẵn khay ADF có thể được điều chỉnh để phù hợp với các định dạng giấy khác nhau chỉ với vài bước cơ bản.

Khay ADF là gì? Khay nạp tài liệu tự động (Auto Document Feeder) đưa từng trang tài liệu riêng lẻ được đưa vào máy tự động để copy, scan thay vì bạn phải làm bằng tay. Tuy nhiên, khay ADF chỉ có thể xử lý được một mặt của tài liệu. Nhưng nếu bạn cần copy, scan 2 mặt tự động thì sao?

Với máy in có scan, khay nạp tài liệu tự động 2 mặt DADF (Duplex Auto Document Feeder) sẽ đáp ứng nhu cầu xử lý nhu cầu copy, scan 2 mặt tự động của bạn một cách hoàn hảo. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế những sai sót khi lật tài liệu bằng tay.

Bạn cần in với khổ giấy nào?

Ngoài các khổ giấy in thông dụng như A4, A5, Letter…hay nhỏ hơn, một số công việc đặc thù như in mô hình, bản vẽ, áp phích hay ấn phẩm thiết kế sẽ cần khổ giấy lớn hơn.

Vì thế, ngoài dòng máy in đa chức năng văn phòng phổ thông, bạn cũng có thể lựa chọn máy in đa năng A3 để phục vụ cho nhu cầu của mình. Kích thước máy in đa chức năng khổ A3 có kích thước lớn hơn, và giá thành cũng cao hơn máy in A4. Tuy nhiên, giá thành của máy in đa chức năng không phải là vấn đề duy nhất, mà chi phí khi sử dụng mới quyết định đến tính hiệu quả.

Bạn có thể xác định được chiếc máy in nào hiệu quả nhất về mặt chức năng cho doanh nghiệp dựa trên nhu cầu và môi trường làm việc. Nếu bạn cần in với số lượng ít hơn 5.000 trang/tháng, hoặc văn phòng của bạn được chia thành nhiều nhóm làm việc nhỏ, một chiếc máy in đa năng A4 có thể sẽ tiết kiệm hơn. Mặt khác, nếu bạn in nhiều hơn 5.000 trang/tháng và sử dụng cho nhóm là việc lớn, nhiều người thì máy in đa năng A3 sẽ là lựa chọn tốt hơn

Kết nối mạng (Ethernet)

Đây là hình thức kết nối cơ bản nhất và được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp. Máy in đa chức năng có thể kết nối qua cáp với máy tính, hoặc với mạng nội bộ (LAN) của doanh nghiệp. Nhờ vậy, các máy tính trong cùng hệ thống có thể in ấn tài liệu nhanh chóng và đơn giản, đặc biệt là sử dụng các tính năng scan và gửi đến email, thư mục…

Kết nối không dây

Ngoài ra, nhiều loại máy in photo scan hiện nay cũng được thiết kế để in ấn với thiết bị không dây hoặc thiết bị di động. Tính năng này đem đến sự tiện lợi và thoải mái in ấn không giới hạn kết nối. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng di động, smartphone…hay máy in đa năng wifi để gửi lệnh in từ bất kỳ vị trí nào trong văn phòng làm việc.

Giá tiền máy in đa chức năng

Máy in đa chức năng giá bao nhiêu? So với máy in đơn năng thì giá của máy in photo scan luôn cao hơn. Nhưng nó lại bao gồm nhiều tính năng hơn như copy, scan, fax để bạn có thể sử dụng, thay vì phải mua nhiều loại máy móc khác nhau. Như vậy, dù giá thành cao, nhưng lại có nhiều chức năng trong một chiếc máy, thì đây là giải pháp in ấn văn phòng tiết kiệm phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Ngoài ra, dòng máy in kết hợp photo và scan cũng có nhiều mức giá khác nhau, tùy theo công suất và tính năng sử dụng. Máy in đa năng giá rẻ cũng có thể copy, scan, nhưng tốc độ thấp hơn. Máy in màu đa năng thì giá sẽ cao hơn, nhưng bù lại, bạn có thể in màu với chi phí tối ưu nhất.

Chi phí sử dụng máy in

Giá thành máy in là khoản đầu tư ban đầu, nhưng chi phí sử dụng lâu dài mới là điều bạn cần quan tâm.

Đầu tiên, nếu bạn có nhu cầu in, copy, scan hay fax tài liệu văn phòng ở mức vài chục trang/ngày, thì sử dụng máy in đa năng về lâu dài giải pháp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn cần bất kỳ một tính năng nào đó với số trang lên đến vài trăm hoặc vài ngày mỗi ngày thì bạn nên sử dụng một chiếc máy riêng biệt. Máy in đa năng có thể làm được nhiều việc, nhưng chỉ ở mức trung bình cho nhu cầu hằng ngày chứ không quá xuất sắc cho riêng một chức năng nào.

Tiếp theo là mực máy in. Đây là thứ mà bạn phải thay thế thường xuyên khi sử dụng. Để tính chi phí in ấn, bạn có thể sử dụng công thức sau:

Chi phí trang in = Giá hộp mực máy in / Số trang in được

Một số dòng máy in kết hợp photo và scan hộp mực lớn hiện nay được thiết kế để giúp bạn giảm chi phí sử dụng. Còn một cách khác nữa để giảm chi phí trang in, đó là sử dụng các loại mực in tương thích. Tuy nhiên, bạn cần phải lựa chọn loại mực máy in uy tín, chất lượng để đảm bảo độ bền của linh kiện cũng như tuổi thọ của máy.

Với các thông tin mà Toàn Nhân chia sẻ ở trên, giờ đây, việc đọc và hiểu các thông số khi mua máy in kết hợp photo và scan phục vụ cho công việc hằng ngày của bạn đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Máy in đa chức năng nào tốt? Nên mua máy in đa năng nào? Bạn có thể dựa trên một số tiêu chí sau đây:

• Nhu cầu in ấn của bạn ở mức nào? Mua đúng chiếc máy in có thể đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công việc, không thiếu cũng không dư, mới là lựa chọn tốt nhất và hiệu quả nhất.
• Các linh kiện có dễ tìm mua và thay thế không? Thực tế là khi sử dụng, sẽ đến lúc bạn cần thay thế các linh kiện. Đừng để mình phải đau đầu vì một số món linh kiện tìm mua mãi không ra
• Máy in đa năng nào đang được sử dụng nhiều nhất? Nhiều người sử dụng và ưa chuộng cũng là một tín hiệu cho thấy chất lượng dòng máy in đa chức năng đó đáng tin cậy. Bạn cũng có thể tham khảo đề xuất của Toàn Nhân về Top 10 máy in đa năng bán chạy nhất hiện nay để không phải mất thêm thời gian để tìm hiểu từng loại máy với đầy rẫy thông số phức tạp.

Chức năng chính của máy in đa chức năng là in ấn, còn copy, scan, fax chỉ là các chức năng thêm vào cho nhu cầu sử dụng vài chục trang/ ngày. Vì thế, nếu bạn cần copy, scan nhiều trang thì nên mua loại máy chuyên dụng để đảm bảo độ bền của máy in đa năng.

Nếu bạn vẫn chưa tìm được chiếc máy in đa năng giá rẻ ưng ý, đừng ngần ngại liên hệ với Toàn Nhân để được chúng tôi tư vấn cụ thể và phù hợp với nhu cầu của bạn nhé!